Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzerklärung der BetterDoc GmbH zu Bewerbungen
Wir freuen uns, dass Sie sich bei der BetterDoc GmbH bewerben möchten. Im Folgenden erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.
1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die BetterDoc GmbH, Kaiser-Wilhelm-Ring 30-32, 50672 Köln (im Folgenden als „wir“ bezeichnet), ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
Bei Anfragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter der Mailadresse datenschutz@betterdoc.org.
2. Datenschutzbeauftragter
Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen können Sie unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Andreas Schmidt vom TÜV Saarland / tekit Consult Bonn GmbH (http://www.tekit.de) zu Rate ziehen.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG. Als besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO kann im Rahmen Ihrer Bewerbung die Angabe einer Schwerbehinderung verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
5. Welche Kategorien von Empfängerdaten gibt es?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 3 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen.
Ihre Daten werden nach Eingang der Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden intern an die Teamverantwortlichen, für die jeweils offene Position, weitergeleitet. Sofern sich die Bewerbung auch für eine andere verwandte Stelle eignet, die dem Anforderungs- und Aufgabenprofil entspricht, wird die Bewerbung ggf. auch an andere Teamverantwortliche weitergeleitet. In den Fällen, in denen nach den gesetzlichen Vorschriften dazu eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese Ihnen eingeholt.
Grundsätzlich haben nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den Ablauf unseres Bewerbungsprozesses benötigen.
6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies über die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustandekommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
8. Welche Rechte haben Sie?
Als Bewerber bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter der in Ziff. 1 und 2 genannten Daten kontaktieren können:
a. Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;
b. Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Ihre Anfrage wird unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeitet, vgl. Art. 12 Abs. 3 DSGVO.
c. Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
d. Widerrufsrecht
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.
e. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags vgl. Art. 12 Abs. 3 DSGVO zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig
- Sie legen gemäß obiger Nummer 8.c Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
- Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert.
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
f. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
- die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
- wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder - Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß obiger Nummer 8.c eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen. Wurde die Verarbeitung gemäß diesem Buchstaben e eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
g. Beschwerderecht
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
9. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.
10. Talentpool
Stimmen Sie der Aufnahme in unseren Talentpool zu, werden Ihre Daten weiterhin bei uns gespeichert, um sie bei zukünftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen zu können, Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 2 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG . Sollten Sie für eine offene Stelle in Frage kommen, so werden Ihre Bewerbungsunterlagen ggf. an die relevanten internen Bereiche weitergeleitet und die von Ihnen hinterlegten Kontaktdaten genutzt, um Sie zu kontaktieren. Ihre Unterlagen werden nicht an externe Dritte weitergeleitet. Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt komplett freiwillig und die Teilnahme kann jederzeit beendet werden.
a. Betroffene Daten
Gespeichert werden alle Daten, welche Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung haben zukommen lassen. Davon betroffen sind somit:
- Personendaten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten u.a.
- Angaben über Ihre Ausbildung wie Informationen über Ihren Schul- und Universitätsabschluss
- Ggf. Angaben über Ihre Arbeitserfahrung wie Informationen zu Ihren vorherigen Arbeitsverhältnissen Zudem werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente wie Anschreiben und Lebenslauf von uns gespeichert.
b. Zeitraum
Stimmen Sie der Aufnahme in unseren Talentpool zu, werden Ihre Daten für zwei Jahre gespeichert. Sollten sich Ihre Kontaktdaten, unter denen wir sie erreichen können, ändern, bitten wir Sie darum uns dies mitzuteilen, damit eine problemlose Kontaktaufnahme weiterhin möglich ist. Hierfür können sie einfach eine formlose E-Mail an karriere@betterdoc.de senden. Sollten wir Ihnen nach Ablauf dieser zwei Jahre noch keine Stelle angeboten haben, haben sie die Möglichkeit für weitere zwei Jahre in unserem Talentpool zu verbleiben. Sie erhalten diesbezüglich eine E-Mail, auf die sie formlos antworten können. Sie können die Löschung Ihrer Daten aus dem Talentpool jederzeit mittels einer formlosen E-Mail an karriere@betterdoc.de beantragen. Ihre Daten werden dann von uns aus dem Talentpool entfernt und gelöscht.
c. Datenschutzrechte
Ihnen stehen selbstverständlich weiterhin die Rechte gemäß der DSGVO zu. Sie können diese in Punkt 8 (Welche Rechte haben Sie?) einsehen.
11. Otto Group Talent Pool System
In manchen Fällen bieten wir Ihnen die Möglichkeit in das konzerninterne Otto Group Talent Pool System aufgenommen zu werden. Das Otto Group Talent Pool System dient der Identifikation, Bindung und Förderung von Talenten sowie der Nachfolgesicherung durch die aktive Förderung von interner Mobilität innerhalb der Otto Group. Sollten Sie in die Weitergabe Ihrer Daten an die anderen Konzernunternehmen der Otto Group eingewilligt und somit für die Speicherung Ihrer Daten im Otto Group Talent Pool System entschieden haben, werden wir Daten, die Sie im Rahmen der Profilerstellung angegeben haben an die Otto (GmbH & Co KG) (nachfolgend OTTO) übermitteln, welche diese im Otto Group Talent Pool System speichert. In Bezug auf die Aufnahme Ihrer Person in den konzerninternen Otto Group Talent Pool System sowie der Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System sind wir gemeinsam Verantwortliche mit der Otto (GmbH & Co KG) und den weiteren Konzerngesellschaften der Otto Group, die am konzerninternen Otto Group Talent Pool System teilnehmen. Schwerpunktmäßig sind wir für die Erhebung, Übermittlung und Einmeldung Ihrer Daten und OTTO für die Speicherung Ihrer Daten und Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System verantwortlich. Nach der Übermittlung Ihrer Daten an die an dem Otto Group Talent Pool System teilnehmende Gesellschaften durch die Otto (GmbH & Co KG), verarbeiten die Konzerngesellschaften diese Daten als datenschutzrechtlich Verantwortliche zum Zweck der z. B. Kontaktaufnahme. Ein potenzieller Bewerbungsprozess findet dann normal direkt über die Prozesse der Gesellschaft statt.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch Mail an yournextmove@ottogroup.com widerrufen.
Wir und OTTO stehen Ihnen in Bezug auf die Verarbeitungen in gemeinsamer Verantwortlichkeit als zentrale Ansprechpartner jeweils in ihrem eigenen Wirkbereich zur Verfügung. Wenden Sie sich gerne bei jeglichen Anfragen hinsichtlich des Datenschutzes und zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte an yournextmove@ottogroup.com. Sie können Ihre Rechte auch gegenüber uns geltend machen. Soweit Sie sich an uns wenden, werden wir uns im Sinne der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit abstimmen, um Ihre Anfrage zu beantworten und die Umsetzung Ihrer Betroffenenrechte zu gewährleisten.